フォームタスクは、必要な入力を収集するためにデジタルフォームを受信者に送信するタスクです。このタスクの主な目的は、ユーザーからの入力を取得することです。決定を下す必要があり、入力が必要な場合は、このフォームタスクを使用して、必要な入力を取得できます。たとえば、ITチームがいくつかの資産(コンピューター、サーバーなど)の購入を計画しているのに、予算を認識していないとします。このシナリオでは、フォームタスクを使用して、意思決定を行うための財務チームからの入力として予算を取得することができます。
フォームタスクを構成
プロセスフローでフォームタスクを構成するには、次のステップに従います。
- 左側のペインに、タスクセクションが表示されます。このセクションからビルダーにフォームタスクステンシルをドラッグアンドドロップします。
- フォームタスクステンシルをクリックして、フォームタスクウィンドウを開きます。
- フォームタスクウィンドウで、名前フィールドにフォームタスクの名前を入力します。
- 通知タブをクリックして、通知の詳細を構成します:
- 配信モード―ドロップダウンリストから配信モード(チャネル)を選択します。すでに選択されていて変更したい場合は、上書きをクリックしてリストから選択します。
- 入力フォーム―ドロップダウンリストから入力フォームを選択するか、新しいフォームを作成できます。
- 件名– 通知メールの件名を入力します。
- メッセージ―通知に関連するテキストを入力します。{。}をクリックして、メッセージに変数を追加します。
- 割り当てタブをクリックして、受信者設定を構成します。下のオプションから何れかを選択できます:
- 単一の受信者– 選択すると、このセクションで構成された受信者にレスポンスを送信できます。
- 受信者IDフィールドには、受信者のメールアドレスを入力します。
- 複数の受信者 – 選択すると、このセクションで設定した複数の受信者に応答を送信できます。
- 受信者IDフィールドに受信者のメールアドレスをコンマで区切って入力します。
- 割り当てロジックセクションで:オプションを選択します。
- 全員への割り当て―選択すると、システムはタスクをすべての受信者に割り当てます。
- 最も占有率が低い―選択すると、システムは、開いているタスクの数が最も少ない受信者にタスクを割り当てます。
- グループ– 選択すると、応答をグループ宛に送信できます。グループの受信者のうち1人だけがタスクを完了する必要があります。
- グループIDフィールドには、グループのメールアドレスをカンマで区切って入力します。
- {…}をクリックしてプロセス変数を追加することもできます。
- 単一の受信者– 選択すると、このセクションで構成された受信者にレスポンスを送信できます。
- タイマータブをクリックして、タスクを完了する期限を設定します。
- デフォルトでは、期限オプションは無効になっています。トグルをオンにしてそれを有効にします。
- 有効にした後、その範囲で解決フィールドに適切な日付と時刻を入力します。
- リマインダーとエスカレーションセクションで、次の操作を実行できます:
- リマインダーの設定―チェックボックスを選択して有効にし、リマインドフィールドに適切な日付と時刻を入力します。
- エスカレーション―チェックボックスを選択して有効にします。エスカレートフィールドに、エスカレーションをトリガーする日時を入力します。エスカレート先フィールドに、エスカレーション通知を送信するマネージャー/管理者のメールアドレスを入力します。
- フォームタスクウィンドウを閉じます。